Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ”


Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
0
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
1
„AKCJA ZNICZ”
Poradnik organizatora
Broszurę opracowali:
phm Katarzyna Kucińska
pwd Barbara Szuro
phm Marcin Budek
Wydanie pierwsze poprawione
Kraków 2009
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
2
KROK 1  PRZYGOTOWANIE AKCJI ZNICZ
Przygotowanie się do akcji – tzn. podjęcie decyzji o jej
organizacji, ustalenie kolejności realizowania zadań, wyznaczenie
osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania. Uświadomienie
drużynie potrzeby organizowania akcji oraz obowiązku zaangażowania
się każdego członka drużyny w akcję zarobkową. Nie każdy musi ją
organizować ale każdy powinien wziąć w niej udział pomagając w
przygotowaniach, sprzedając znicze na stoisku, pomagając przy
sprzątaniu po akcji itp.
Formalności
Akcja „ZNICZ” wbrew pozorom nie rozpoczyna się w październiku czy
wrześniu ale dużo wcześniej bo na wiosnę – wtedy to składane są
wnioski do Zarządu Infrastruktury Komunalnej i Transportu o
przyznanie miejsca na sprzedaż zniczy podczas Święta Zmarłych.
Wnioski w imieniu środowisk składa komenda hufca – a dokładnie
zastępca Komendanta ds. organizacyjnych. Dlatego też jeśli
drużyna/szczep chce organizować akcję znicz należy zgłosić taką
prośbę do zastępcy komendanta hufca ds. organizacyjnych –
najlepiej jeszcze w miesiącu kwietniu.
Im bliżej akcji tym częściej należy się dopytywać „czy coś
wiadomo”. Informacja o przyznanych miejscach udostępniana jest
niestety bardzo późno bo dopiero na kilka dni przed 1 listopada.
Zazwyczaj jednak nie ma problemów z tym aby środowisko uzyskało
zgodę na handel zniczami na co najmniej jednym stoisku dlatego
pomimo braku papierowej decyzji trzeba troszkę „w ciemno”
podejmować kolejne działania.
Na co najmniej dwa tygodnie przed planowaną akcją szczep składa do
komendanta hufca pismo z prośbą o wyrażenie zgody na
zorganizowanie akcji zarobkowej (100przykładowe pismo w załączniku).
Jeżeli akcje organizować chciałaby tylko jedna drużyna, a nie cały
szczep – wówczas należy zachować drogę służbową. Wtedy drużynowy
składa pismo z prośbą do komendanta szczepu, a komendant szczepu
po zaopiniowaniu go dostarcza go do komendanta hufca. Pismo
złożone przez drużynę musi być zatem złożonego komendy szczepu
odpowiednio wcześniej.
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
3
Pozwolenia
Dokumentem potwierdzającym możliwość handlu w dniu Wszystkich
Świętych jest Decyzja Prezydenta Miasta. Sprawy związane z
otrzymaniem tej decyzji odbywają się na poziomie hufca, przez co
powinna być stała komunikacja organizatorów akcji w szczepie z
osobą odpowiedzialną w hufcu za załatwienie tej sprawy.
Zazwyczaj na jedno środowisko przypada jedno miejsce z tych
udostępnionych przez Zarząd Infrastruktury Komunalnej i Transportu
(100ZIKiT). Jednak jest również możliwość zorganizowania stoisk w
inny sposób. Koło krakowskich cmentarzy znajdują się często
zakłady kamieniarskie lub inne firmy, z którymi można się
„dogadać” i postawić stoisko „prywatne” na terenie danego zakładu.
Konieczna wtedy jest pisemna zgoda właściciela terenu (100właściciela
zakładu) oraz uiszczenie opłaty handlowej. Takie działania należy
rozpoczynać odpowiednio wcześniej – najlepiej jeszcze we wrześniu
ponieważ czasem trudno jest znaleźć właścicielowi termin na
spotkanie z nami. Podczas organizowania dodatkowego stoiska należy
pamiętać o tym aby znajdowało się ono na terenie działania naszego
hufca. Jeśli jednak jest możliwość zorganizowania takiego stoiska
na terenie innego hufca należy ponownie zachować drogę służbowa i
zgłosić prośbę o zgodę do komendanta szczepu, a on przekazuje ją
dalej do komendanta hufca, który nawiązuje kontakt z komendantem
hufca na terenie którego chcemy organizować akcje. Po
przeprowadzeniu rozmów albo uzyskujemy zgodę albo nie – ale warto
próbować!
Jeśli mamy zgodę komendantów hufców trzeba uzyskać zgodę
właściciela terenu. On zazwyczaj zapyta co z tego będzie miał –
więc można mu zaoferować pomoc lub cos innego (100ale nie udział w
zyskach ). Jeśli uzyskamy jego zgodę i przeprowadzimy akcję na
jego terenie to należy pamiętać o tym aby po jej zakończeniu
ładnie po harcersku podziękować za pomoc być może dobrze jest
utrzymywać kontakt przez cały rok (100kartka z życzeniami
świątecznymi, kartka z obozu itp.)
Takie „prywatne” stoisko nie zawsze znajduje się bezpośrednio przy
cmentarzu ale zawsze stwarza możliwość dodatkowego zysku.
Opłaty
Po otrzymaniu decyzji należy uiścić opłatę za zajęcie pasa
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
4
drogowego oraz opłatę handlową. Wszystkie potrzebne informacje
(100nazwa odbiorcy, numer konta, itd) znajdują się na decyzji. Kwit
potwierdzający wpłatę należy podpiąć do dokumentu a po akcji
przekazać do hufca. Kwit za opłatę handlowa na stoisku „prywatnym”
również musi być podpięty do pisma ze zgodą właściciela terenu.
Znicze
Zakupić znicze należy na kilka tygodni przed akcją, ponieważ im
bliżej dnia Wszystkich Świętych tym jest mniejszy wybór. Bazując
na doświadczeniach można stwierdzić, że na różne znicze jest różny
popyt w zależności od cmentarza. Podstawową zasadą jest aby znicze
były szklane oraz zalewane (100nie wkłady). Kolorystyka też ma
znaczenie tzn. najlepiej kupować kolory: biały, żółty, miodowy i
czerwony. Przykładowo na cmentarzu Rakowickim jest większy popyt
na mniejsze znicze, za to na cmentarzu na Salwatorze na większe.
Co jest ważne nie tylko przy zakupie zniczy ale przede wszystkim
podczas ich rozwożenia na cmentarze!
Dokupić można wkłady średniej wielkości, tylko białe. Ewentualnie
długie zapałki zniczowe (100przydatne zwłaszcza przy dużych
zniczach).
Hurtownie / Producenci Zniczy
Na kilka tygodni przed akcją należy zorientować się w cenach
zniczy i ich rodzajach. Najtańsze są u producentów, lecz nie
zawsze można dostać odpowiednio duże ilości. Dane kontaktowe do
producentów lub hurtowni (100adres, telefon) musi mieć przy sobie
organizator akcji. Ważną sprawą jest przy sprawdzaniu miejsca
zakupu aby dowiedzieć się:
– Czy możliwy jest zakup zniczy na zaliczkę? (100czyli np. z
zapłaceniem części a reszty po akcji – zazwyczaj przed akcją
nie mamy tyle pieniędzy aby od razu kupić znicze).
– Czy możliwe jest dokupienie zniczy w dniu akcji? (100nigdy nie
wiadomo jak pójdzie sprzedaż, ponieważ zależy od wielu
czynników).
– Czy możliwe są zwroty oraz na jakich warunkach? (100czasem
producenci zgadzają się na zwrot zniczy ale tylko i wyłącznie
w niezniszczonych zgrzewkach, nie chcą przyjmować zniczy
luzem bo musza je znowu pakować co powoduje dodatkowe koszty.
Dlatego, jeśli jest możliwość zwrotu a my pod wieczór akcji
mamy dużo zgrzewek to starajmy się je rozrywać tylko jeśli to
konieczne i sprzedawać najpierw te pootwierane).
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
5
Zaliczka
W hurtowni warto dojść do porozumienia, aby nie płacić od razu
całej kwoty za znicze, ale wpłacić zaliczkę a potem się rozliczyć
do końca. Nie trzeba wtedy zakładać całej kwoty. Należy pamiętać o
tym żeby pieniądze na zaliczkę mieć przygotowane. Możliwe jest
również pobranie zaliczki z hufca. Zaliczkę z hufca pobiera
kwatermistrz szczepu.
Transport
Zakup zniczy
Należy pamiętać aby umówić się z kierowcą odpowiednio wcześnie.
Warto również mieć do dyspozycji nie tylko samochód szczepowy (100na
wszelki wypadek). Ilość zniczy przekracza możliwości przewozowe
więc dodatkowy samochód jest obligatoryjny. Należy również
rozważyć konieczność kilku „kursów” po znicze. (100jest to głównie
uzależnione od ilości stoisk oraz ilości dni podczas, których
możemy znicze sprzedawać)
Rozwożenie zniczy przed akcją
Wjazd na teren stoisk wyznaczonych przez ZIKiT możliwy jest tylko
w wyznaczonych godzinach należy o tym pamiętać umawiając się z
kierowcą na rozwożenie zniczy. Jeśli mamy kilka stoisk dobrze jest
rozważyć równoległe rozwożenie zniczy – a zatem konieczny jest
dodatkowy samochód i kierowca.
Rozwożenie zniczy na stoisko prywatne należy też wcześniej
ustalić. Jeśli znajduje się w obrębie stanowisk ZIKiT – to
obowiązują nas takie same godziny rozładunku. Jeśli na stanowisko
możliwy jest wjazd niezależny należy godziny rozładunku i
załadunku ustalić z właścicielem.
Magazyn
Magazyn powinien znajdować się w miejscu dostępnym przede
wszystkim dla samochodu tak, aby łatwo można było dowieść i
wywieść znicze w dniu akcji. Dobrze, jeśli uda się znaleźć miejsce
na magazyn blisko stoiska (100w garażu, u kogoś w piwnicy, itp.)
ułatwia to wtedy dostęp do zniczy w trakcie dnia (100drogi podczas
święta są zazwyczaj pozamykane lub ruch jest na nich ograniczony).
W razie potrzeby trzeba zorganizować dodatkowy magazyn na znicze.
Dobrze jest mieć pod ręka wózek do przewożenia zniczy (100czasem
można od kogoś pożyczyć ale lepiej mieć swój przy stoisku) ułatwia
to dowożenie zniczy w dzień, kiedy drogi są zamknięte.
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
6
Stoisko
Aby stoisko było ładne i funkcjonalne należy zadbać o czystość na
nim oraz wokół niego. Do tego obliguje nas również Decyzja
Prezydenta Miasta.
Rzeczy, które należy na nie przygotować przed akcją:
– znicze – bez nich nie ma akcji :),
– altanka – należy co najmniej 2 tygodnie wcześniej sprawdzić,
w jakim jest stanie tak, aby naprawić lub uzupełnić braki. W
tym celu należy się skontaktować z magazynierem – najlepiej
zrobić to przed odprawa lub podczas dyżuru. (100W każdym razie
na pewno nie dzień przed akcja o 20:00!!),
– stolik – taki, aby dobrze i wygodnie się z niego korzystało
oraz był łatwy w transporcie (100składany ale nie turystyczny –
takie są za małe i niestabilne, a szklane znicze są ciężkie),
– obrus lub koc – musi być to spore nakrycie tak, aby przykryło
cały stolik aż do ziemi. Stworzymy dzięki temu schludny
wygląd stoiska oraz szafkę na nasze rzeczy. Nakrycie powinno
być w jednolitym stonowanym kolorze,
– blankiety cen powinny być:
 średniej wielkości (100format co najmniej dowodu osobistego),
 wydrukowane na komputerze wyraźną, dużą czcionką,
 zróżnicowane co 0,5zł – w trakcie dnia ceny często się
zmieniają w związku z tym trzeba mieć dużo różnych,
 zabezpieczone od deszczu (100obklejone folią, zalaminowane
itp.)
 zakres cen: od 50 gr do 9,50 zł
– zeszyt – na każdym stoisku musi znaleźć się zeszyt, w którym
będą wpisywane sprzedane znicze (100rodzaj, ilość, cena).Dobrze
jest to zrobić w tabelce. Warto ją narysować kilka dni
wcześniej (100podczas akcji nie będzie na to czasu),
– długopisy – na stoisku powinno się znajdować 5 długopisów,
– reklamówki foliowe lub torby papierowe – należy je zbierać za
pośrednictwem harcerzy nawet już miesiąc przed akcją. Im
więcej osób będzie zbierać tym więcej będziemy ich mieć.
Można także kupić zgrzewkę reklamówek w sklepie (100ważne aby
były bez napisów, w różnych rozmiarach – standardowy oraz
większy na całe zgrzewki). Na jednym stoisku powinny być co
najmniej 2 zgrzewki,
– plakat z logo i nazwą szczepu – to nasza wizytówka, więc
ważne żeby był czytelny i starannie wykonany oraz dosyć duży
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
7
tak, aby był widoczny dla kupujących. Trzeba zadbać, aby
łatwo było go powiesić lub przymocować (100taśma, szpilki itp.)
oraz o to aby był deszczo- i śniego- odporny,
– ulotki – warto mieć przy sobie ulotki szczepu lub drużyn
(100kontakt, terminy zbiórek) w razie jakiś osób
zainteresowanych przyjściem do nas,
– zapałki – najlepiej z logo, adresem strony i kontaktem do
szczepu. Warto poprosić o pomoc drużynę (100co 10 rąk to nie
dwie ) i zrobić to na 2 tygodnie przed akcją. Należy kupić
naklejki formatu A4 do druku. Wydrukowane pociąć i
ponaklejać. Albo popytać czy ktoś z rodziców, lub
instruktorów w szczepie ma dostęp do naklejek i drukarki i
może je wydrukować tak aby ograniczyć koszty. Jednak do
klejenia każde ręce są potrzebne,
– saszetki na pieniądze – można pożyczyć, a są bardzo ważne
gdyż musimy dobrze pilnować pieniędzy. Można też użyć takich
plastikowych pudełek z podziałem na nominały,
– drobne (100bilon + banknoty) – musimy wcześniej zadbać o drobne
pieniądze(100najlepiej żeby były wszystkie nominały od 20 zł w
dół do 0,5) żebyśmy mieli czym wydawać zwłaszcza na początku
akcji(100najczęściej ludzie przynoszą duże nominały),
– kalkulator, a nawet dwa!- ludzie mają problem z liczeniem!
Dobrze jest ustalić też cenę „za zgrzewkę” i mieć zapisana w
łatwo dostępnym miejscu (100cena za 1szt. Znicza x ilość zniczy
w zgrzewce, jeśli ceny się zmienia trzeba przeliczyć ! ),
– grafik – wydrukowany, wsadzony do koszulki. W grafiku musza
być numery telefonów kontaktowych do następnej „zmiany”,
– oświetlenie – np. lampy naftowe lub lampiony na BŚP (100są
bezpieczniejsze), żeby stoisko było widoczne jak się ściemni,
– apteczkę – nigdy nic nie wiadomo warto, więc być
zabezpieczonym,
– harcerskie nakrycia głowy – należy zostawić dyżurne nakrycie
głowy męskie i żeńskie dla zapominalskich. Pamiętajcie żeby
dobrze oznaczyć od kogo zostało pożyczone,
– teczka na dokumenty, koszulki – każdy dokument który musi być
na stoisku (100zgody, decyzje, opłaty, grafik, itp) powinien być
w koszulce a komplet w teczce np. gdzieś pod stolikiem – nie
na wierzchu po to aby nic się nie zniszczyło i nie zamokło.
Pozwolenia i decyzja muszą być cały czas na stoisku – Straż
Miejska może w każdej chwili je sprawdzić. Każdej następnej
zmianie należy przekazać co gdzie jest,
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
8
– numery telefonów do organizatorów, kierowcy i osób, które
mogą pomóc w sytuacjach nieprzewidzianych (100najlepiej gdy będą
umieszczone w grafiku)
WSZYSTKO POWINNO SIĘ PRZYGOTOWAĆ MINIMUM TYDZIEŃ PRZED AKCJĄ !!
Grafik
 Grafik musi być stworzony 2 tygodnie przed akcją!
 Ludzie muszą wiedzieć dokładnie, o której godzinie i gdzie
stoją!
 Na jednej zmianie powinno być od 2 do 4 osób.
 Każda zmiana powinna być zaznaczona dokładnymi ramami
czasowymi.
 Grafik powinien być umieszczony w harcówce i w Internecie na
półtora tygodnia przed akcją.
 Należy upewnić się, że każdy wie gdzie i kiedy stoi.
 Nie można zmieniać grafiku na około 2 dni przed akcją!
 Osobom wpisanym w grafik należy przypomnieć na 3 dni przed
akcją, o której i gdzie stoją.
 Grafik należy rozpisać od momentu rozładowania zniczy (100godz.
5:00) do godz. 20.00.
 W godz: 5:00 – 6:00 powinno być kilka dodatkowych osób do
pomocy przy rozkładaniu stoiska.
Przykładowy grafik znajduje się w załączniku.
KROK 2  PRZEBIEG AKCJI ZNICZ
Dowóz zniczy
Znicze należy załadować na samochód dzień wcześniej, aby przywieść
je na stoisko przed godziną zamknięcia drogi dojazdowej np. o 5.00
rano. Trzeba w związku z tym wyznaczyć osoby do rozładowania i
pilnowania zniczy (100mogą to być osoby z pierwszej zmiany). W
przypadku kiedy akcja jest na np. dwóch cmentarzach i jest jeden
samochód to ważny jest sprawny rozładunek.
Rozłożenie stoiska
Należy pamiętać o tym, że na stoisku musi zawsze być porządek.
Rozkładanie stoiska należy przeprowadzić sprawnie i funkcjonalnie
tak żeby wygodnie było sięgać po znicze. Stoisko należy rozłożyć
przed godziną siódmą, gdyż to właśnie o tej godzinie zaczyna się
ruch. Każde ręce do rozkładania stoiska są potrzebne. Należy
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
9
zarówno rozładować sprawnie znicze rodzajami jak i rozkładać
altankę i stolik. Należy zmobilizować kilka dodatkowych osób do
rozłożenia bo przerzucanie całego transportu zniczy w 2 osoby jest
męczące i długotrwałe.
Po rozłożeniu należy spisać w zeszycie jakie rodzaje (100numer) i ile
zniczy jest.
Zniczy na stoisku będzie dużo – na pewno nie wszystkie zmieszczą
się pod altanka dlatego trzeba przygotować folie aby przykryć i
zabezpieczyć pozostałe przed deszczem. Po rozłożeniu,
uporządkowaniu i „udekorowaniu” stoiska należy zrobić jego
zdjęcie.
Sprawdzenie grafika
Należy co jakiś czas kontrolować grafik, czy wszyscy dotarli i czy
wszystko się zgadza. Pamiętać o podpisie przy obecności!
Dowóz kolejnej partii zniczy
Kiedy zauważymy że znicze się kończą (100zeszło np. kilka rodzajów)
należy niezwłocznie powiadomić o tym telefonicznie organizatora
jak i kierowcę. Należy powiedzieć jakie znicze zeszły by wiedzieć
jakie dowieźć. Jeżeli w dniu akcji znicze się szybko kończą (100np.
około południa nie ma już połowy) to można dokupić je w otwartej
hurtowni lub przewieźć ze stoiska na którym jest mniejszy ruch.
Nie wolno czekać do ostatniego znicza! Taki dzień jest raz w roku
i stanie z pustym stoiskiem mija się całkowicie z celem!
Cennik
Ceny są ustalane na podstawie cen zakupu przez jedną
odpowiedzialną osobę. Jest to osoba, która dokonała lub była
obecna przy zakupie zniczy. Z tą osobą należy się kontaktować na
bieżąco, najlepiej co 2-3 godziny informując o tym jak znicze
schodzą. Tylko ta osoba może podjąć decyzję o zmianie cen! Nie
zmieniamy samowolnie cen!
Pieniądze
Wszystkie pieniądze przechowujemy w bezpiecznym miejscu, nie na
wierzchu. Przyjmowaniem pieniędzy jak i wydawaniem reszty zajmuje
się odpowiedzialna osoba, która cały czas pilnuje środków
pieniężnych.
Bardzo ważną sprawą jest proszenie klienta o drobne! Końcówka w
złotych czasami ratuje nas przed wydaniem ostatnich monet, a
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
10
zaniedbanie to, może na dłuższą metę przyczynić się do starty
klientów z powodu, że nie mamy jak wydawać reszty! Kontrolujmy się
nawzajem i zwracajmy uwagę na to co się dzieje na stoisku.
Niestety różne sytuacje się mogą zdarzyć. W dniu akcji jedna osoba
może odebrać część pieniędzy, aby nie wszystkie środki były
przechowywane na stoisku. Osoba, której można przekazać pieniądze
jest dobrze znana wszystkim przed akcją i tylko niej można
przekazać część pieniędzy. Należy pisemnie potwierdzić ten fakt
podpisem. Najczęściej jest to osoba, która kupowała znicze i która
rozlicza całą akcję. Przy dużych zakupach (100np. pow. 50zł)
spokojnie można dorzucić zapałki gratis.
Kultura osobista
Harcerz jest miły, uśmiechnięty i kulturalny nawet wtedy, jeśli
klient niekoniecznie jest taki. Pamiętajmy o tym, że takie akcje
świadczą nie tylko o nas samych, ale o całym harcerstwie. Musimy
się grzecznie zachowywać wobec siebie i innych. Nawet, jeśli nikt
nie stoi przy naszym stoisku to ludzie bacznie nas obserwują!
Pamiętajmy o tym, że jest to akcja zarobkowa ale i przede
wszystkim Święto Zmarłych… co znaczy, że należy zachowywać się z
umiarem i szacunkiem. Nie wolno robić sobie imprezy na stoisku,
tańczyć, śpiewać, puszczać melodyjek z telefonu, krzyczeć – to nie
czas ani miejsce na to!
Zwijanie stoiska
Zwijając stoisko należy pamiętać o tym, aby zabezpieczyć pozostałe
znicze (100może uda się je sprzedać później albo oddać). Hurtownie
czasami przyjmują zwroty. Należy zadbać o sprzęt, aby posłużył nam
również w następnych latach w związku z tym należy go starannie
złożyć, jeśli jest mokry w krótkim czasie od akcji wysuszyć i
naprawić ewentualne zniszczenia. Często jest to prywatny pożyczony
sprzęt! Należy posprzątać stoisko i teren wokoło. Na koniec jak
już się zrobi porządek można na wszelki wypadek zrobić zdjęcie.
KROK 3  ROZLICZENIE
Rozliczenie Akcji Znicz należy przeprowadzić w terminie do 7 dni
po jej zakończeniu.
1. Rozliczenie z hurtownią/producentem.(100ewentualny zwrot zniczy
dopłacenie zaległej kwoty)
2. Pokrycie kosztów akcji (100rozliczenie rzeczy zakupionych przed
akcją np. reklamówki, zapałki itp).
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
11
3. Komisyjne podliczenie pieniędzy i sporządzenie Protokołu
przeliczenia zebranych pieniędzy (100załącznik).
4. Sprawiedliwy podział lub przekazanie na wspólny cel. W tym
pomocny jest grafik wiadomo wówczas, kto kiedy stał i łatwo
obliczyć, jaka kwota przypada, na jaką drużynę.
5. Podanie w zwyczajowo przyjęty sposób do wiadomości jak
przebiegała akcja i jak wygląda podział zysków (100ogłoszenie na
odprawie, wywieszenie na tablicy w harcówce) .
6. Przekazanie Protokołu przeliczenia. Wpłata zysku z akcji do
hufca. Wpłaty dokonuje kwatermistrz szczepu.
Za ostateczne rozliczenie akcji uznaje się dokonanie wpłaty
zysku do hufca wraz ze złożeniem pisma z prośbą o przekazanie
środków z akcji zarobkowej na kartotekę szczepu. Pismo składa
komendant szczepu (100lub drużynowy – zgodnie z drogą służbową)
KROK 4  PO AKCJI… I CO DALEJ?
Na co możemy wydać pieniądze z AKCJI ZNICZ?
Na cele statutowe czyli:
– sprzęt drużyny,
– dofinansowanie kursów,
– biwaków, obozu itp.
Pieniądze zarobione na akcji znicz przez drużynę mogą być
wydatkowane zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie ”Ogólne
Zasady Rozliczania Środków Drużyn”
Podsumowanie
Po akcji organizatorzy powinni spisać i udostępnić swoje uwagi i
wnioski tak aby następnym razem akcje przeprowadzić jeszcze
lepiej. Można również spisać nowe pomysły i propozycje aby nie
uciekły na rok przyszły.
Podziękowanie
Akcję zarobkową a zwłaszcza Akcję Znicz rzadko da się
zorganizować w pojedynkę. Trzeba współpracować z różnymi
osobami i instytucjami, prosić i korzystać z ich pomocy. Zatem
należy także pamiętać o tym aby w jakiś sposób im wszystkim
podziękować. Czasem wystarczy po prostu „dziękuję” a czasem
dobrze jest napisać pismo lub przygotować upominek – np. dla
właściciela terenu, na którym mieliśmy stoisko.
Pamiętajmy o tym, że taka akcja jest raz w roku więc warto się
do niej solidnie przygotować!
Czuwaj!
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
12
Załączniki:
Przykładowa treść pisma:
Kraków, 15.10.2009r.
Komendant Hufca
Kraków-Śródmieście
phm. Karolina Wołoszyn
dotyczy: organizacji akcji zarobkowej
Komenda Białego Szczepu Harcerskiego im. Stefana
Czarnieckiego zwraca się z prośbą o wyrażenie zgody na organizację
akcji zarobkowej „ZNICZ” przy krakowskich cmentarzach w terminie
01.11.2008r.
Czuwaj!
Drużynowy /
Kwatermistrz Szczepu /
Komendant Szczepu
Grafik:
CMENTARZ RAKOWICKI 01.11.2009r.
Numery telefonów do organizatorów, kierowcy i osób, które mogą
pomóc w sytuacjach nieprzewidzianych.
GODZINA IMIĘ NAZWISKO DRUŻYNA TELEFON PODPIS
Beata Kalla 16KDH 519555444
Katarzyna Zuzka 14KDHż 505555444
5.30-8.00
Marcin Krysa 14KDH 509332211
8.00-10.00 Robert Jonal 18KDH 607777889
Krzysztof Kot 16KDH 604555566
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
13
Kraków, dnia …………..r.
PROTOKÓŁ PRZELICZENIA ZEBRANYCH PIENIĘDZY
zebranych podczas akcji zarobkowej
organizowanej przez ……………………………………….
przy współudziale środowisk ………………………………..
…………………………………………………………
Komisja licząca w składzie:
1. ……………………. – przewodniczący/a
2. …………………….
3. …………………….
stwierdziła, że w dniu/dniach* …………………….r. podczas
Akcji Zarobkowej „ZNICZ” zebrano następującą ilość pieniędzy:
Nominał Ilość sztuk Razem
200 zł , zł
100 zł , zł
50 zł , zł
20 zł , zł
10 zł , zł
5 zł , zł
2 zł , zł
1 zł , zł
50 gr , zł
20 gr , zł
10 gr , zł
5 gr , zł
2 gr , zł
1 gr , zł
SUMA , zł
Słownie: …………………………………………..
Podpisy Komisji:
1. ……………………. – przewodniczący/a
2. …………………….
3. …………………….
Zebrana kwota została wpłacona do kasy Hufca………………….
KP nr ………
Instrukcja organizacji akcji zarobkowej „ZNICZ” – ZHP Biały Szczep im. St. Czarnieckiego
14
Spis treści:
KROK 1  PRZYGOTOWANIE AKCJI ZNICZ……………………… …2
Formalności……………………………………….. …2
Pozwolenia………………………………………… …3
Opłaty……………………………………………. …3
Znicze……………………………………………. …4
Hurtownie / Producenci Zniczy……………………….. …4
Zaliczka………………………………………….. …5
Transport…………………………………………. …5
Magazyn…………………………………………… …5
Stoisko…………………………………………… …6
Grafik……………………………………………. …8
KROK 2  PRZEBIEG AKCJI ZNICZ………………………….. …8
Dowóz zniczy………………………………………. …8
Rozłożenie stoiska…………………………………. …8
Sprawdzenie grafika………………………………… …9
Dowóz kolejnej partii zniczy………………………… …9
Cennik……………………………………………. …9
Pieniądze…………………………………………. …9
Kultura osobista…………………………………… ..10
Zwijanie stoiska…………………………………… ..10
KROK 3  ROZLICZENIE………………………………….. ..10
KROK 4  PO AKCJI… I CO DALEJ?……………………….. ..11
Załączniki…………………………………………… ..12
Spis treści………………………………………….. ..14

Facebook Comments

Dodaj komentarz


%d bloggers like this: